Firmalar açısından kurumsal etkinlikler son derece önem arz eden durumlardır. Gerek kurum içi etkinlikler gerekse de kurumun dış çevresine yönelik etkinlikler, firmanın imajını yansıtmaktadır. Firmalar bu tarz etkinlikleri kendileri planlamak istedikleri zaman oldukça profesyonel bir süreç yönetimine ihtiyaç duyulmaktadır.
Kurumsal etkinlikler nasıl yapılır sorusuna verilebilecek yanıtların başında bir etkinlik ekibinin oluşturulması gelmektedir. Zira kurumsal bir etkinliğin pek çok boyutu bulunmaktadır. Bu boyutlardan her birinin başarılı şekilde oluşturulması ve etkinliğin diğer kısımları ile koordine edilmesi için bir ekip çalışması gereklidir.
Atılması gereken bir diğer adım ise etkinlik bütçesinin belirlenmesi ve etkinlik içerisindeki her bir faaliyet için bütçeden gerekli olan payın ayrılmasıdır. Açık uçlu harcama yapmak, ipin ucunun kaçmasına neden olabileceği için, önceden belirlenmiş bir bütçe dahilinde etkinlik düzenlemek gereklidir. Bir sonraki aşamada etkinliğin türünün ne olduğuna ve hangi tarihte gerçekleştirileceğine karar verilmelidir. Bunların dışında eğer etkinlik yemekli olacaksa, yemeklerin ne yolla getirileceği ve menüde neler olacağı, etkinlik esnasında çalması gereken müzikler gibi pek çok husus dikkate alınmalıdır.
İlginizi çekebilir: Etkinlik Prodüksiyon Hizmeti
Kurumsal Etkinlikler Nelerdir?
Kurumsal etkinliklerin nasıl yapılacağına dair kısa bir bilgi sahibi olduktan sonra biraz da kurumsal etkinlikler nelerdir sorusunun üzerinde durmak faydalı olacaktır. Kurum etkinliği olarak da adlandırılan bu etkinliklerin çok farklı çeşitleri söz konusudur. Öncelikle bu etkinlikleri kurum içi ve kurum dışı ayırmak mümkündür.
Kurum içi etkinliklerin temel amacı çalışanların motivasyonlarını artırmak, aralarındaki iletişimi güçlendirmek ya da verimliliği yükseltmek amacıyla yapılmaktadır. Kurum içi etkinlikler, kurum dışı etkinliklere göre kıyaslandığında daha sade bir yapıya sahiptir. Kurum dışı etkinliklerden bazılarını şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Festival: Kurum dışı etkinlikler arasında önemli bir yere sahip olan festivaller, diğer türlere göre daha gayri resmi ve eğlencelidir. Bir markanın akıllarda kalacak şekilde temsil edilmesinin etkili yollarından biri olan festivaller, genellikle açık havada yapılmaktadır.
- Fuar: Görece daha ciddi bir etkinlik olan fuarlarda belirli bir alana dair ürünlerin tanıtımı ve sergilenmesi yapılmaktadır. Fuar ortamına uygun olacak biçimde etrafın da dizayn edilmesi gereklidir.
- Bayi Toplantısı: Firmanın farklı şehirlerdeki ya da ülkelerdeki bayilerinin yöneticilerinin bir araya geldiği etkinliklerdir. Bayi toplantıları genellikle yemekli olarak düzenlenmektedir.
- Kongre-Sempozyum: Kongreler en ciddi kurum etkinliği türlerinden biridir. Genellikle önceden belirlenmiş bir konu üzerinde tartışmak ve fikir beyan etmek maksadıyla bir araya gelinen toplantılardır. Aynı sektörün temsilcileri tarafından düzenlenen bu etkinliğe tek bir kurum ev sahipliği yapmaktadır.
Kurumsal Etkinlikler Nasıl Yapılır?
Kurumsal etkinlik nasıl yapılır sorusuna verilebilecek cevaplardan biri de bu etkinlikler için event marketing ajansları ile çalışılabileceğidir. Yukarıda da belirtildiği üzere kurum içi etkinlik ya da kurum dışı etkinlik düzenlemek son derece karmaşık bir süreçtir. Event marketing ajansları, bu konudaki deneyimleri ve uzman ekibi sayesinde daha başarılı bir planlama yapabilme olanağına sahiptir. Ayrıca düzenlenecek etkinliğin daha kurumsal olması ve firma adına daha iyi bir temsil gerçekleştirmesi adına event marketing ajansları büyük olanaklar tanımaktadır.
Kurum Etkinliği Neden Önemlidir?
Şirketler açısından kurum etkinliklerinin çok sayıda önemi mevcuttur. Kurumsal etkinlikler yenilikçi ve vizyon sahibi şirketlerin düzenlediği etkinliklerdir. Bu yüzden de kurum içinde ya da dışında bir etkinlik düzenleyen firmalar, yenilikçi oldukları mesajını müşterilerine ve sektörün diğer üyelerine vermiş olmaktadır.
Bununla birlikte etkinlik düzenleyen firma eğer yeni faaliyete geçmiş bir firma ise etkinliğin daha kolay tanıtım imkânı yarattığından söz etmek mümkündür. Özellikle festival gibi etkinlikler marka ile hedef kitlesinin ya da müşteri kitlesinin birbirine yakınlaşmasını sağlamaktadır. Festivaller, marka bağlılığını artırmak adına son derece etkili etkinliklerdir. Ayrıca düzenlenecek etkinlikler ile yeni müşteriler kazanmak ve markanın tabanını genişletmek de mümkündür. Bunların dışında etkinlikler, daha farklı fikirlerin ortaya çıkması açısından da değerlidir.
Özellikle kongre ve sempozyum gibi etkinliklerde karşılıklı fikir alışverişleri sayesinde bir ivme elde edebilme olanağı bulunmaktadır. Düzenlenen etkinlikler sayesinde firmanın farklı bölgelerdeki bayileri arasında da dayanışma ve iş birliği potansiyeli ortaya çıkmaktadır. Bu potansiyelin iyi bir şekilde değerlendirilmesi sayesinde hem bayilerin hem de firmanın daha güçlü adımlar atabilmesi için gerekli zemin hazırlanmaktadır.
Okumanızı öneriyoruz: Roadshow Nedir?
PAYLAŞ
itworks! etkinlik & organizasyon, tüketici deneyimi ve dijital pazarlama alanlarında 2015 senesinden bu yana alanında uzman ekibiyle hizmet veriyor.